Mô hình quản trị nhà trường thông minh trên nền dữ liệu và chuyển đổi số tại Trường Đại học An ninh nhân dân

Trường Đại học An ninh nhân dân giới thiệu bài viết của đồng chí Đại tá, PGS, TS. Nguyễn Trần Hiếu Phó Hiệu trưởng T04.

MÔ HÌNH QUẢN TRỊ NHÀ TRƯỜNG THÔNG MINH TRÊN NỀN DỮ LIỆU VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN

Đại tá, PGS, TS. Nguyễn Trần Hiếu, Phó Hiệu trưởng T04

Tóm tắt

Chuyển đổi số trong giáo dục đại học không đơn thuần là ứng dụng công nghệ thông tin hoặc đưa các hoạt động quản lý lên môi trường điện tử, mà là quá trình đổi mới đồng bộ tư duy lãnh đạo, phương thức quản trị, tổ chức công việc, quản lý nguồn lực và cung cấp dịch vụ giáo dục trên cơ sở khai thác có hiệu quả dữ liệu. Đối với các học viện, trường Công an nhân dân, xây dựng nhà trường thông minh phải đồng thời đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo; tăng cường hiệu lực, hiệu quả lãnh đạo, quản lý; bảo đảm tính tập trung, thống nhất, kỷ luật, kỷ cương; bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác và an toàn thông tin. Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận về quản trị nhà trường thông minh, phân tích yêu cầu đổi mới quản trị giáo dục trong bối cảnh chuyển đổi số và khái quát thực tiễn tại Trường Đại học An ninh nhân dân, bài viết đề xuất mô hình quản trị nhà trường thông minh trên nền dữ liệu với năm thành tố cơ bản: sự lãnh đạo và định hướng chiến lược; thể chế và phương thức quản trị; dữ liệu và năng lực ra quyết định; con người và văn hóa số; điều kiện công nghệ và bảo đảm an ninh, an toàn. Mô hình nhấn mạnh việc chuyển từ quản lý dựa chủ yếu vào hồ sơ, báo cáo và kinh nghiệm sang quản trị dựa trên dữ liệu, bằng chứng và trách nhiệm giải trình, nhưng không tuyệt đối hóa công nghệ hoặc thay thế vai trò của chủ thể lãnh đạo, quản lý. Kết quả nghiên cứu cung cấp một khung tham chiếu phục vụ quá trình xây dựng nhà trường thông minh phù hợp với đặc thù của Trường Đại học An ninh nhân dân và các cơ sở giáo dục trong Công an nhân dân.

Từ khóa: quản trị nhà trường; nhà trường thông minh; quản trị dựa trên dữ liệu; chuyển đổi số; giáo dục Công an nhân dân.

Đặt vấn đề

Chuyển đổi số đang tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, làm thay đổi phương thức tổ chức hoạt động, quan hệ giữa các chủ thể và cách thức ra quyết định trong các tổ chức. Trong giáo dục đại học, chuyển đổi số không chỉ tạo ra các công cụ mới phục vụ dạy học, nghiên cứu khoa học và quản lý, mà còn đặt ra yêu cầu xem xét lại mô hình quản trị nhà trường. Sự phát triển của dữ liệu số, các nền tảng quản lý và công cụ phân tích đã tạo điều kiện để các cơ sở giáo dục chuyển từ phương thức quản lý dựa chủ yếu vào hồ sơ, báo cáo định kỳ và kinh nghiệm sang quản trị dựa trên thông tin cập nhật, bằng chứng và kết quả đầu ra.

Các nghiên cứu quốc tế về chuyển đổi số giáo dục cho thấy việc trang bị công nghệ không tự động tạo ra sự thay đổi về chất lượng quản trị. Hiệu quả chuyển đổi số phụ thuộc vào năng lực lãnh đạo, thể chế quản trị, khả năng phối hợp giữa các đơn vị, năng lực sử dụng dữ liệu và mức độ sẵn sàng của đội ngũ. OECD nhấn mạnh rằng việc cung cấp công cụ số chỉ là một điều kiện; vấn đề quan trọng hơn là tổ chức tiếp cận, sử dụng và quản trị công nghệ, dữ liệu một cách có hiệu quả, phù hợp với mục tiêu giáo dục.

Từ góc độ quản lý nhà nước về giáo dục, yêu cầu hiện nay không chỉ là ứng dụng công nghệ trong các hoạt động riêng lẻ mà phải từng bước hình thành khung kiến trúc, hệ thống dữ liệu và phương thức quản trị hiện đại. Định hướng chuyển từ quản lý chủ yếu theo hoạt động sang quản lý dựa trên kết quả đầu ra, đồng thời nâng cao năng lực kiến tạo của cơ quan và chủ thể quản lý, đang đặt ra yêu cầu đổi mới toàn diện hơn đối với các cơ sở giáo dục đại học.

Đối với các học viện, trường Công an nhân dân, đổi mới quản trị nhà trường trong bối cảnh chuyển đổi số có ý nghĩa đặc biệt. Đây không chỉ là vấn đề nâng cao hiệu quả hành chính hoặc hiện đại hóa phương tiện dạy học, mà gắn trực tiếp với nhiệm vụ xây dựng lực lượng Công an nhân dân cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại; đào tạo đội ngũ cán bộ có bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và năng lực công tác đáp ứng yêu cầu bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội. Hoạt động giáo dục, đào tạo trong Công an nhân dân có tính đặc thù cao về mục tiêu, nội dung, tổ chức, kỷ luật, quản lý học viên và bảo vệ thông tin. Do đó, mô hình nhà trường thông minh trong Công an nhân dân không thể được hiểu đơn giản là sự sao chép mô hình đại học thông minh trong khu vực dân sự.

Thực tiễn tại Trường Đại học An ninh nhân dân cho thấy Nhà trường đã từng bước triển khai các hệ thống phục vụ quản lý đào tạo, quản lý học viên, quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, thư viện và các hoạt động chuyên môn. Việc xây dựng Bản đồ chuyển đổi số toàn Trường đã góp phần cụ thể hóa các nhiệm vụ, lộ trình và sản phẩm đầu ra, tạo cơ sở để các đơn vị xác định trách nhiệm trong quá trình triển khai. Tổ Tư vấn về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số được thành lập và phân công theo các lĩnh vực chuyên môn cũng cho thấy chuyển đổi số đã được tiếp cận như một nhiệm vụ liên ngành, có sự tham gia của nhiều đơn vị, chứ không chỉ là công việc của bộ phận kỹ thuật.

Tuy nhiên, từ ứng dụng công nghệ đến hình thành một mô hình quản trị nhà trường thông minh là một quá trình chuyển đổi về chất. Một cơ sở giáo dục có thể đã sử dụng nhiều phần mềm nhưng chưa chắc đã quản trị trên nền dữ liệu; có thể đã số hóa nhiều hồ sơ nhưng chưa thay đổi quy trình ra quyết định; có thể đã xây dựng các bảng thống kê nhưng chưa hình thành cơ chế đánh giá trách nhiệm và hiệu quả công việc. Vấn đề khoa học đặt ra không phải là Nhà trường cần có thêm bao nhiêu phần mềm, mà là cần tổ chức lại phương thức quản trị như thế nào để dữ liệu trở thành nguồn lực phục vụ lãnh đạo, chỉ huy, điều hành và nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo.

Bài viết tập trung giải quyết ba câu hỏi: Nhà trường thông minh cần được nhận thức như thế nào từ góc độ khoa học quản lý và quản trị giáo dục? Quản trị dựa trên dữ liệu làm thay đổi phương thức lãnh đạo và điều hành nhà trường ra sao? Mô hình nào phù hợp với điều kiện và đặc thù của Trường Đại học An ninh nhân dân?

Nhận thức lý luận về quản trị nhà trường thông minh trên nền dữ liệu

2.1. Từ quản lý hành chính đến quản trị nhà trường hiện đại

Quản lý và quản trị là những khái niệm có quan hệ chặt chẽ nhưng không hoàn toàn đồng nhất. Quản lý thường nhấn mạnh hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm tra nhằm duy trì trật tự và thực hiện các nhiệm vụ đã được xác định. Quản trị có phạm vi rộng hơn, bao gồm quá trình xác lập định hướng, phân bổ quyền hạn và trách nhiệm, huy động sự tham gia của các chủ thể, sử dụng nguồn lực, kiểm soát rủi ro và đánh giá kết quả.

Trong môi trường giáo dục đại học, quản trị nhà trường không chỉ là xử lý các công việc hành chính hằng ngày, mà còn bao gồm việc xác định chiến lược phát triển, tổ chức hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, phát triển đội ngũ, quản lý người học, bảo đảm chất lượng, phân bổ nguồn lực và xây dựng văn hóa tổ chức. Hiệu quả quản trị vì vậy không chỉ được đo bằng việc cơ sở giáo dục có tuân thủ đúng quy trình hay không, mà còn bằng khả năng đạt được mục tiêu, thích ứng với thay đổi và tạo ra giá trị cho người học, tổ chức và xã hội.

Trong mô hình quản lý truyền thống, thông tin thường được hình thành theo cơ chế báo cáo từ dưới lên, trải qua nhiều khâu tổng hợp và chủ yếu phản ánh tình hình đã xảy ra. Khi lãnh đạo nhận được báo cáo, một số dữ liệu có thể đã không còn tính thời sự. Mặt khác, các đơn vị thường quản lý dữ liệu trong phạm vi chức năng của mình, dẫn đến tình trạng cùng một đối tượng nhưng tồn tại nhiều bộ thông tin khác nhau. Điều này làm hạn chế khả năng nhìn nhận nhà trường như một chỉnh thể thống nhất.

Chuyển đổi số tạo điều kiện để khắc phục một phần những hạn chế đó. Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi không nằm ở việc chuyển báo cáo giấy sang báo cáo điện tử, mà là tổ chức lại quá trình tạo lập, chia sẻ và sử dụng thông tin. Dữ liệu phải được hình thành ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, có chủ thể chịu trách nhiệm, được kiểm tra về chất lượng và được cung cấp phù hợp cho các cấp quản lý. Khi đó, thông tin không còn chỉ là sản phẩm của hoạt động báo cáo mà trở thành một nguồn lực trực tiếp của quản trị.

2.2. Nhà trường thông minh là một mô hình tổ chức và quản trị

Khái niệm nhà trường thông minh thường được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Có cách tiếp cận nhấn mạnh việc sử dụng phòng học số, thiết bị thông minh, nền tảng học tập trực tuyến và các dịch vụ tự động. Một số nghiên cứu khác coi nhà trường thông minh là hệ sinh thái trong đó con người, công nghệ, dữ liệu, môi trường học tập và cơ chế quản trị được liên kết nhằm nâng cao chất lượng giáo dục.

Từ góc độ khoa học xã hội và khoa học quản lý, nhà trường thông minh trước hết phải được hiểu là một tổ chức có năng lực nhận biết, phân tích, học hỏi và thích ứng. Tính “thông minh” không nằm ở bản thân thiết bị hay phần mềm, mà ở khả năng của tổ chức trong việc sử dụng thông tin để nhận diện vấn đề, dự báo xu hướng, lựa chọn phương án và điều chỉnh hoạt động.

Như vậy, một nhà trường có thể được trang bị công nghệ hiện đại nhưng chưa trở thành nhà trường thông minh nếu các quyết định vẫn thiếu căn cứ, các đơn vị hoạt động tách biệt, dữ liệu không thống nhất và trách nhiệm không được xác định rõ. Ngược lại, một cơ sở giáo dục chưa có điều kiện đầu tư lớn vẫn có thể từng bước nâng cao mức độ thông minh nếu biết chuẩn hóa quy trình, tổ chức dữ liệu, xây dựng cơ chế phối hợp và sử dụng có hiệu quả các công cụ hiện có.

Nhà trường thông minh vì vậy cần được xem là kết quả của ba quá trình có quan hệ chặt chẽ. Thứ nhất là chuyển đổi về nhận thức, từ coi công nghệ là nhiệm vụ của bộ phận chuyên môn sang coi chuyển đổi số là trách nhiệm của toàn bộ tổ chức. Thứ hai là chuyển đổi về thể chế và quy trình, từ hoạt động phân tán theo đơn vị sang phối hợp dựa trên dữ liệu và mục tiêu chung. Thứ ba là chuyển đổi về văn hóa, từ làm việc chủ yếu dựa vào thói quen và kinh nghiệm sang coi trọng bằng chứng, minh bạch trách nhiệm và cải tiến liên tục.

2.3. Dữ liệu với tư cách nguồn lực quản trị

Trong mô hình quản trị nhà trường thông minh, dữ liệu không chỉ là tập hợp các con số hoặc hồ sơ điện tử. Dữ liệu phản ánh hoạt động của tổ chức, hành vi của các chủ thể, trạng thái của nguồn lực và kết quả thực hiện nhiệm vụ. Khi được tổ chức có hệ thống, dữ liệu giúp lãnh đạo nhìn nhận đầy đủ hơn về tình hình của nhà trường, phát hiện điểm nghẽn và đánh giá hiệu quả của các quyết định.

Quản trị dựa trên dữ liệu không có nghĩa là mọi quyết định đều được hình thành tự động từ các con số. Trong giáo dục, nhiều vấn đề liên quan đến con người, phẩm chất, động cơ, hoàn cảnh và các yếu tố xã hội không thể được phản ánh đầy đủ bằng dữ liệu định lượng. Vì vậy, dữ liệu phải được xem là căn cứ hỗ trợ, không thay thế vai trò của tư duy chính trị, năng lực lãnh đạo, kiến thức chuyên môn và trách nhiệm của người có thẩm quyền.

Cách tiếp cận phù hợp là kết hợp dữ liệu với kinh nghiệm và phán đoán nghề nghiệp. Dữ liệu giúp hạn chế sự cảm tính, nhưng bản thân dữ liệu cũng có thể thiếu, sai lệch hoặc phản ánh không đầy đủ thực tiễn. Một quyết định có trách nhiệm phải xem xét đồng thời bằng chứng dữ liệu, quy định pháp luật, mục tiêu giáo dục, đặc điểm của đối tượng và điều kiện cụ thể của tổ chức.

Đối với cơ sở giáo dục Công an nhân dân, dữ liệu còn gắn với yêu cầu chính trị, pháp lý và nghiệp vụ đặc thù. Không phải mọi dữ liệu đều có thể chia sẻ rộng rãi hoặc tích hợp theo cùng một phương thức. Việc khai thác dữ liệu phải bảo đảm đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mục đích; đồng thời tuân thủ yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác và an toàn thông tin. Quy định về hoạt động thông tin khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo trong Công an nhân dân cũng nhấn mạnh yêu cầu quản lý tập trung, thống nhất, phân định quyền hạn, trách nhiệm và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin.

2.4. Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổ chức và con người

Một trong những hạn chế phổ biến trong nhận thức về chuyển đổi số là đồng nhất chuyển đổi số với đầu tư công nghệ. Cách nhìn này dễ dẫn đến tình trạng quan tâm nhiều đến phần mềm, thiết bị và hạ tầng nhưng chưa chú trọng đúng mức đến thể chế, con người và văn hóa tổ chức.

Trên thực tế, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi quy trình được thiết kế hợp lý, trách nhiệm được phân định rõ và người sử dụng có đủ năng lực. Một phần mềm quản lý công việc không thể làm cho hoạt động điều hành trở nên hiệu quả nếu nhiệm vụ giao không rõ người chủ trì, không xác định thời hạn và không có tiêu chí đánh giá. Một hệ thống dữ liệu không thể hỗ trợ lãnh đạo nếu các đơn vị nhập liệu không thống nhất hoặc không chịu trách nhiệm về độ chính xác. Một dashboard không thể trở thành công cụ quản trị nếu chỉ trình bày nhiều biểu đồ nhưng không gắn với vấn đề cần quyết định.

Chuyển đổi số vì vậy là quá trình tổ chức lại mối quan hệ giữa con người, nhiệm vụ, quy trình và công nghệ. Quá trình này tác động đến vị trí, vai trò và trách nhiệm của từng chủ thể; đồng thời làm thay đổi thói quen làm việc và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị. Nếu không quan tâm đến các yếu tố xã hội và tổ chức, chuyển đổi số có thể gặp sự phản ứng, thực hiện hình thức hoặc tạo thêm gánh nặng hành chính.

Đặc thù của quản trị nhà trường thông minh trong các cơ sở giáo dục Công an nhân dân

3.1. Sự thống nhất giữa mục tiêu giáo dục và yêu cầu xây dựng lực lượng

Các cơ sở giáo dục Công an nhân dân vừa là thiết chế giáo dục đại học, vừa là đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân. Mục tiêu đào tạo không chỉ là cung cấp tri thức và kỹ năng nghề nghiệp, mà còn hình thành bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, ý thức tổ chức kỷ luật, năng lực thực hiện nhiệm vụ và tinh thần phụng sự Tổ quốc, phục vụ Nhân dân.

Do đó, quản trị nhà trường thông minh trong Công an nhân dân phải phục vụ trực tiếp nhiệm vụ xây dựng lực lượng. Công nghệ và dữ liệu không thể trở thành mục tiêu tự thân, mà phải góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, quản lý học viên, phát triển đội ngũ, nghiên cứu khoa học và hiệu quả lãnh đạo, điều hành. Mọi đổi mới đều cần được đánh giá trên cơ sở tác động thực tế đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính trị của nhà trường.

3.2. Tính tập trung, thống nhất và trách nhiệm của người đứng đầu

Hoạt động của các học viện, trường Công an nhân dân được tổ chức trên cơ sở nguyên tắc tập trung, thống nhất, chấp hành nghiêm điều lệnh, quy chế và mệnh lệnh công tác. Vì vậy, xây dựng nhà trường thông minh không làm giảm vai trò của lãnh đạo, chỉ huy mà phải nâng cao chất lượng thực hiện vai trò đó.

Quản trị dựa trên dữ liệu giúp người đứng đầu có thêm căn cứ để nắm tình hình, giao nhiệm vụ, kiểm tra tiến độ và đánh giá kết quả. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ có ý nghĩa khi gắn với trách nhiệm cụ thể. Mỗi nhiệm vụ phải xác định rõ chủ thể thực hiện, chủ thể phối hợp, thời hạn và sản phẩm. Mỗi chỉ số phải có đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp và giải trình. Nếu dữ liệu không gắn với trách nhiệm, hệ thống số có thể tạo ra nhiều thông tin nhưng không làm tăng hiệu lực quản lý.

Trong tài liệu về Bản đồ chuyển đổi số, Trường Đại học An ninh nhân dân đã hướng tới cụ thể hóa nhiệm vụ, mốc thời gian và sản phẩm đầu ra, qua đó giúp các đơn vị xác định rõ hơn vị trí, trách nhiệm trong lộ trình chung. Đây là một tiền đề quan trọng để chuyển đổi từ quản lý chuyển đổi số bằng chủ trương chung sang quản trị bằng nhiệm vụ và kết quả.

3.3. Sự kết hợp giữa tính mở của giáo dục và yêu cầu bảo mật

Giáo dục đại học cần môi trường trao đổi học thuật, chia sẻ tri thức và hợp tác nghiên cứu. Trong khi đó, hoạt động của các cơ sở giáo dục Công an nhân dân có những thông tin không thể công khai hoặc chia sẻ ngoài phạm vi được phép. Đây là mối quan hệ cần được giải quyết một cách hài hòa.

Một mô hình nhà trường thông minh phù hợp không thể lựa chọn một trong hai thái cực: hoặc đóng kín toàn bộ dữ liệu làm hạn chế khả năng khai thác, hoặc mở rộng kết nối mà xem nhẹ yêu cầu bảo mật. Nguyên tắc cần được xác lập là khai thác dữ liệu theo mục đích, phạm vi và thẩm quyền. Những dữ liệu có thể sử dụng chung cần được chuẩn hóa và chia sẻ để giảm trùng lặp; những dữ liệu nhạy cảm phải được phân loại, kiểm soát chặt chẽ và chỉ cung cấp cho đúng chủ thể.

Đặc thù này đòi hỏi nhà trường không chỉ xây dựng năng lực kỹ thuật mà còn phải hình thành văn hóa bảo vệ dữ liệu. Mỗi cán bộ, giảng viên, học viên cần nhận thức rằng dữ liệu là tài sản của tổ chức, không phải tài sản riêng của đơn vị hoặc cá nhân; đồng thời việc khai thác dữ liệu phải đi đôi với nghĩa vụ bảo vệ, sử dụng đúng mục đích và chịu trách nhiệm về hành vi của mình.

3.4. Tính toàn diện trong quản lý, giáo dục học viên

Quản lý học viên trong các trường Công an nhân dân không chỉ giới hạn ở kết quả học tập. Quá trình đào tạo còn gắn với rèn luyện chính trị, đạo đức, điều lệnh, thể chất, ý thức tổ chức kỷ luật và khả năng thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, quản trị học viên trên nền dữ liệu cần phản ánh được sự phát triển toàn diện, nhưng không được giản lược con người thành các chỉ số.

Dữ liệu có thể giúp nhà trường theo dõi tiến độ học tập, phát hiện những trường hợp cần hỗ trợ, đánh giá xu hướng chung và điều chỉnh hoạt động giáo dục. Tuy nhiên, việc đánh giá học viên vẫn cần đặt trong bối cảnh cụ thể và có sự xem xét của chủ thể quản lý, giáo dục. Không nên sử dụng dữ liệu để đưa ra kết luận máy móc hoặc tạo ra sự dán nhãn đối với người học.

Thực tiễn và những vấn đề đặt ra tại Trường Đại học An ninh nhân dân

Những năm qua, Trường Đại học An ninh nhân dân đã quan tâm thúc đẩy ứng dụng công nghệ, số hóa và đổi mới phương thức quản lý. Nhà trường đã triển khai các hệ thống phục vụ quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, đào tạo, học viên, thư viện và thông tin điện tử. Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp được định hướng phục vụ xử lý văn bản, giao việc, theo dõi tiến độ, ký số, ủy quyền và thống kê, qua đó tạo điều kiện hình thành phương thức điều hành có dấu vết và rõ trách nhiệm hơn.

Việc thành lập Tổ Tư vấn về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số thể hiện sự quan tâm của Đảng ủy, Ban Giám hiệu đối với yêu cầu đổi mới. Phân công nhiệm vụ trong Tổ Tư vấn liên quan đến nhiều lĩnh vực như quản lý đào tạo, quản lý học viên, điều hành, kiểm soát ra vào, thông tin điện tử, thư viện và học liệu số. Điều đó cho thấy quá trình chuyển đổi số tại Nhà trường đã từng bước được nhìn nhận theo hướng tổng thể và liên ngành.

Đáng chú ý, Bản đồ chuyển đổi số toàn Trường đã cụ thể hóa các đầu việc, trụ cột và lộ trình thực hiện, hướng đến việc giúp mỗi đơn vị xác định nhiệm vụ, thời hạn và sản phẩm. Đây là bước chuyển quan trọng về phương thức quản lý: từ triển khai các nhiệm vụ chuyển đổi số rời rạc sang đặt các nhiệm vụ đó trong một định hướng chung.

Tuy nhiên, thực tiễn cũng đặt ra một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu và giải quyết.

Trước hết, các hệ thống được hình thành vào những thời điểm khác nhau, phục vụ các chức năng khác nhau, nên khả năng kết nối và sử dụng chung dữ liệu còn hạn chế. Khi mỗi đơn vị quản lý một tập dữ liệu riêng, việc tổng hợp thông tin toàn Trường có thể phụ thuộc vào báo cáo thủ công. Điều này làm giảm tính kịp thời và có thể phát sinh sai lệch giữa các nguồn.

Thứ hai, một số hoạt động số hóa có nguy cơ dừng ở việc chuyển phương thức thực hiện từ giấy sang điện tử mà chưa tái cấu trúc quy trình. Nếu quy trình cũ còn nhiều khâu trung gian, việc đưa nguyên trạng lên môi trường số không làm giảm thủ tục, thậm chí có thể tạo thêm thao tác.

Thứ ba, việc khai thác dữ liệu phục vụ lãnh đạo, điều hành chưa thể chỉ dựa trên tổng số văn bản, số nhiệm vụ hoặc số tài khoản sử dụng. Những chỉ số này phản ánh mức độ hoạt động của hệ thống nhưng chưa phản ánh đầy đủ hiệu quả quản trị. Nhà trường cần quan tâm hơn đến thời gian xử lý công việc, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, mức độ phối hợp giữa các đơn vị, chất lượng dữ liệu và tác động của hệ thống số đối với kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Thứ tư, năng lực số và thói quen làm việc của đội ngũ chưa thể thay đổi đồng đều trong một thời gian ngắn. Trong cùng một tổ chức có thể tồn tại những nhóm cán bộ có mức độ sẵn sàng khác nhau. Nếu triển khai đồng loạt nhưng thiếu hướng dẫn, hỗ trợ và cơ chế tiếp nhận phản hồi, hệ thống mới có thể không được sử dụng đầy đủ hoặc làm phát sinh tâm lý ngại thay đổi.

Thứ năm, việc xây dựng nhà trường thông minh đòi hỏi cơ chế điều phối đủ mạnh. Chuyển đổi số liên quan đến hầu hết các lĩnh vực, nhưng mỗi đơn vị chỉ nhìn thấy một phần của quá trình. Nếu thiếu đầu mối tổng hợp và kiến trúc chung, các nhu cầu riêng lẻ có thể dẫn đến đầu tư phân tán, trùng lặp hoặc khó tích hợp.

Đề xuất mô hình quản trị nhà trường thông minh trên nền dữ liệu tại Trường Đại học An ninh nhân dân

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn nêu trên, có thể xây dựng mô hình quản trị nhà trường thông minh tại Trường Đại học An ninh nhân dân gồm năm thành tố có quan hệ hữu cơ: sự lãnh đạo và định hướng chiến lược; thể chế và phương thức quản trị; dữ liệu và năng lực ra quyết định; con người và văn hóa số; điều kiện công nghệ và bảo đảm an ninh, an toàn.

5.1. Sự lãnh đạo và định hướng chiến lược giữ vai trò dẫn dắt

Chuyển đổi số trong nhà trường trước hết là vấn đề của lãnh đạo và quản trị, không phải dự án riêng của bộ phận công nghệ. Đảng ủy, Ban Giám hiệu có vai trò xác định mục tiêu, nguyên tắc, thứ tự ưu tiên và phạm vi triển khai. Mỗi nhiệm vụ chuyển đổi số phải xuất phát từ yêu cầu nâng cao chất lượng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà trường.

Định hướng chiến lược cần trả lời rõ Nhà trường muốn giải quyết những vấn đề gì thông qua chuyển đổi số; kết quả quản trị nào cần được cải thiện; dữ liệu nào có vai trò thiết yếu; nguồn lực nào có thể huy động; rủi ro nào phải kiểm soát. Khi mục tiêu chưa rõ, việc đầu tư công nghệ dễ bị dẫn dắt bởi tính năng của sản phẩm hoặc đề xuất của nhà cung cấp.

Vai trò của người đứng đầu còn thể hiện ở việc tạo ra sự thống nhất trong toàn Trường. Chuyển đổi số có thể tác động đến quyền quản lý dữ liệu và thói quen làm việc của các đơn vị, nên khó tránh khỏi tâm lý giữ dữ liệu hoặc ngại thay đổi. Chỉ đạo của lãnh đạo cần xác định dữ liệu là tài sản chung của Nhà trường, các đơn vị có trách nhiệm tạo lập và quản lý theo chức năng nhưng không được cát cứ dữ liệu.

5.2. Hoàn thiện thể chế và đổi mới phương thức quản trị

Công nghệ không thể khắc phục một quy trình chưa hợp lý. Do đó, trước hoặc đồng thời với việc xây dựng hệ thống số, cần rà soát quy định, quy trình và trách nhiệm của các chủ thể.

Việc rà soát không chỉ nhằm đưa quy trình hiện có lên phần mềm, mà cần xác định khâu nào thực sự cần thiết, dữ liệu nào đã có thể tái sử dụng, công việc nào có thể xử lý đồng thời và cấp nào có thẩm quyền quyết định. Mục tiêu là giảm thao tác trung gian, rút ngắn thời gian nhưng vẫn bảo đảm nguyên tắc, kỷ luật và kiểm soát.

Trong quản trị công việc, cần thực hiện nhất quán nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả và rõ thẩm quyền. Khi nhiệm vụ được giao trên hệ thống nhưng không có sản phẩm đầu ra hoặc tiêu chí hoàn thành, hệ thống không thể đánh giá chính xác tiến độ. Do đó, số hóa cần gắn với chuẩn hóa nội dung giao việc và cơ chế kiểm tra.

Nhà trường cũng cần xây dựng quy định về quản trị dữ liệu, trong đó xác định rõ trách nhiệm tạo lập, xác nhận, cập nhật, khai thác, chia sẻ, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu. Mỗi nhóm dữ liệu quan trọng phải có đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng. Khi phát sinh sai lệch, cần xác định được nguồn và chủ thể xử lý, tránh tình trạng dữ liệu “của hệ thống” nhưng không ai chịu trách nhiệm.

5.3. Lấy dữ liệu làm nền tảng hỗ trợ lãnh đạo, điều hành

Mô hình quản trị nhà trường thông minh phải hình thành được dòng chảy liên tục từ hoạt động thực tiễn đến dữ liệu, từ dữ liệu đến thông tin quản trị, từ thông tin đến quyết định và từ kết quả thực hiện trở lại dữ liệu phản hồi.

Dữ liệu cần được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, thay vì chờ đến kỳ báo cáo mới tổng hợp. Ví dụ, khi một nhiệm vụ được giao, hệ thống phải ghi nhận chủ thể, thời hạn, sản phẩm và trạng thái; khi công việc hoàn thành, kết quả được cập nhật và có thể sử dụng ngay cho thống kê. Cách làm này giúp giảm tình trạng đơn vị phải báo cáo lại những thông tin đã có trong hệ thống.

Việc xây dựng bảng điều hành không nên bắt đầu từ câu hỏi phần mềm có thể hiển thị biểu đồ nào, mà từ câu hỏi lãnh đạo cần biết thông tin gì để quyết định. Mỗi chỉ số phải gắn với một vấn đề quản trị. Chẳng hạn, tỷ lệ nhiệm vụ quá hạn chỉ có ý nghĩa khi có thể xác định nguyên nhân, đơn vị liên quan và biện pháp xử lý. Số lượng văn bản đã xử lý không đủ phản ánh hiệu quả nếu không xem xét thời gian, tính đúng hạn và chất lượng tham mưu.

Quản trị dựa trên dữ liệu cũng không đồng nghĩa với chạy theo số lượng chỉ tiêu. Nếu xây dựng quá nhiều chỉ số, cán bộ có thể phải dành nhiều thời gian tạo dữ liệu hơn là thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, Nhà trường cần lựa chọn một số chỉ số cốt lõi, phản ánh trực tiếp mục tiêu chiến lược và có thể thu thập đáng tin cậy.

5.4. Xây dựng đội ngũ và văn hóa số

Con người là chủ thể quyết định sự thành công của chuyển đổi số. Cùng một hệ thống công nghệ nhưng hiệu quả có thể rất khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, năng lực và thái độ của người sử dụng.

Đối với cán bộ lãnh đạo, năng lực số không chỉ là biết sử dụng phần mềm, mà còn là khả năng đặt ra yêu cầu dữ liệu, đọc và phân tích thông tin, nhận diện giới hạn của số liệu và sử dụng bằng chứng trong quyết định. Lãnh đạo cần tránh hai khuynh hướng: quyết định hoàn toàn theo kinh nghiệm mà bỏ qua dữ liệu; hoặc tuyệt đối hóa dữ liệu mà xem nhẹ bối cảnh và yếu tố con người.

Đối với cán bộ tham mưu, quản lý và giảng viên, năng lực số bao gồm khả năng chuẩn hóa thông tin, thực hiện quy trình trên môi trường số, khai thác dữ liệu phù hợp với nhiệm vụ và bảo vệ thông tin. Việc tập huấn cần được thiết kế theo vị trí việc làm và tình huống thực tế, không chỉ giới thiệu chung về công nghệ.

Văn hóa số còn thể hiện ở tinh thần chia sẻ dữ liệu có trách nhiệm, sẵn sàng thay đổi quy trình, tôn trọng bằng chứng và chấp nhận sự minh bạch trong đánh giá kết quả. Khi mọi thao tác và tiến độ đều được ghi nhận, một số chủ thể có thể cảm thấy bị kiểm soát nhiều hơn. Vì vậy, cần làm rõ mục tiêu của hệ thống không phải là giám sát con người một cách máy móc, mà là nâng cao trách nhiệm, hỗ trợ phối hợp và giảm áp lực báo cáo.

5.5. Bảo đảm điều kiện công nghệ, an ninh và an toàn thông tin

Công nghệ là điều kiện cần để triển khai mô hình nhưng phải được lựa chọn trên cơ sở yêu cầu quản trị. Các hệ thống cần có khả năng sử dụng chung những dữ liệu cơ bản, hạn chế việc nhập lại cùng một thông tin và bảo đảm khả năng mở rộng theo lộ trình.

Đối với môi trường Công an nhân dân, yêu cầu an ninh, an toàn phải được xem là nguyên tắc xuyên suốt. Mức độ kết nối phải phù hợp với tính chất của dữ liệu. Không phải mọi thông tin đều được đưa vào cùng một hệ thống hoặc cung cấp cho mọi người sử dụng. Việc phân quyền phải gắn với chức năng, nhiệm vụ; các hoạt động truy cập và khai thác quan trọng phải có khả năng kiểm tra.

Tuy nhiên, bảo mật không nên được hiểu đơn giản là hạn chế tối đa việc chia sẻ. Nếu mọi đơn vị đều giữ dữ liệu riêng với lý do bảo mật, nhà trường không thể hình thành năng lực quản trị thống nhất. Yêu cầu đặt ra là xác lập đúng phạm vi dữ liệu dùng chung và dữ liệu hạn chế, đồng thời xây dựng cơ chế chia sẻ an toàn, đúng thẩm quyền.

Các tiêu chí đánh giá mức độ hình thành nhà trường thông minh

Việc đánh giá nhà trường thông minh không nên dựa chủ yếu vào số lượng thiết bị, phần mềm hoặc kinh phí đầu tư. Cần đánh giá sự thay đổi thực chất của phương thức quản trị. Có thể xem xét sáu nhóm tiêu chí cơ bản.

Thứ nhất, mức độ đổi mới trong lãnh đạo và quản trị. Tiêu chí này thể hiện qua việc Nhà trường có chiến lược rõ ràng, có cơ chế điều phối, phân công trách nhiệm và sử dụng kết quả số hóa trong chỉ đạo hay chưa.

Thứ hai, mức độ hoàn thiện của thể chế và quy trình. Một nhà trường chỉ có thể vận hành thông minh khi các quy trình trọng yếu được chuẩn hóa, trách nhiệm được xác định và những khâu không cần thiết được loại bỏ.

Thứ ba, chất lượng và khả năng sử dụng dữ liệu. Dữ liệu phải chính xác, cập nhật, có nguồn gốc và được sử dụng trong ra quyết định. Số lượng dữ liệu lớn nhưng thiếu tin cậy không tạo ra năng lực quản trị thông minh.

Thứ tư, mức độ thay đổi trong hiệu quả thực hiện nhiệm vụ. Cần đo thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, mức độ giảm báo cáo trùng lặp, khả năng phối hợp và chất lượng phục vụ cán bộ, giảng viên, học viên.

Thứ năm, năng lực số và mức độ tham gia của đội ngũ. Chuyển đổi số chỉ bền vững khi cán bộ, giảng viên, học viên có khả năng sử dụng hệ thống, nhận thức đúng về dữ liệu và tham gia vào quá trình cải tiến.

Thứ sáu, mức độ an ninh, an toàn và khả năng duy trì hoạt động. Một hệ thống chỉ có thể được coi là thông minh khi hoạt động ổn định, quyền truy cập được kiểm soát, dữ liệu được bảo vệ và có phương án xử lý khi xảy ra sự cố.

Các tiêu chí này cần được cụ thể hóa thành chỉ báo phù hợp với từng giai đoạn. Trong giai đoạn đầu, trọng tâm có thể là mức độ chuẩn hóa quy trình và dữ liệu. Khi hệ thống đã ổn định, đánh giá cần chuyển dần sang chất lượng quyết định, hiệu quả sử dụng nguồn lực và khả năng dự báo, thích ứng.

Một số kiến nghị nhằm triển khai mô hình tại Trường Đại học An ninh nhân dân

Trước hết, cần thống nhất nhận thức trong toàn Trường rằng xây dựng nhà trường thông minh là quá trình đổi mới quản trị, không phải phong trào ứng dụng công nghệ. Mỗi đơn vị cần xác định vấn đề quản lý cụ thể cần giải quyết, không đề xuất phần mềm khi chưa làm rõ nhu cầu, quy trình và sản phẩm đầu ra.

Tiếp theo, cần tổ chức rà soát tổng thể các quy trình và dữ liệu trọng yếu. Việc rà soát nên tập trung vào những lĩnh vực có tác động trực tiếp đến hiệu quả lãnh đạo, điều hành và chất lượng đào tạo, như quản lý văn bản, giao nhiệm vụ, kế hoạch năm học, quản lý đào tạo, quản lý học viên, nghiên cứu khoa học và cơ sở vật chất.

Nhà trường cần xây dựng danh mục dữ liệu dùng chung và phân định trách nhiệm quản trị. Đơn vị chuyên môn chịu trách nhiệm về nội dung và chất lượng dữ liệu; đơn vị kỹ thuật bảo đảm hệ thống; đầu mối tổng hợp theo dõi tính thống nhất; người khai thác phải tuân thủ mục đích và phạm vi được cấp quyền.

Cùng với đó, cần lựa chọn một số quy trình để triển khai thí điểm theo phương châm làm nhỏ, đo được kết quả và có thể nhân rộng. Các quy trình được lựa chọn phải có điểm nghẽn rõ, có khả năng sử dụng dữ liệu sẵn có và tạo ra lợi ích trực tiếp cho nhiều đơn vị. Việc thí điểm cần được đánh giá bằng thay đổi về thời gian xử lý, khối lượng báo cáo, chất lượng phối hợp và mức độ hài lòng của người sử dụng.

Cần từng bước hình thành bảng điều hành phục vụ lãnh đạo trên cơ sở các chỉ số cốt lõi. Bảng điều hành không thay thế báo cáo phân tích, mà giúp phát hiện vấn đề cần chỉ đạo. Khi chỉ số xuất hiện bất thường, đơn vị liên quan phải có trách nhiệm giải trình nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.

Việc bồi dưỡng năng lực số cần thực hiện thường xuyên, gắn với chức trách của từng nhóm. Đối với lãnh đạo, chú trọng năng lực quản trị dựa trên dữ liệu. Đối với cán bộ tham mưu, chú trọng kỹ năng tổ chức thông tin, chuẩn hóa báo cáo và phân tích. Đối với cán bộ kỹ thuật, chú trọng khả năng kết nối công nghệ với yêu cầu quản trị. Đối với giảng viên và học viên, chú trọng kỹ năng khai thác môi trường số an toàn, hiệu quả.

Cuối cùng, cần duy trì cơ chế đánh giá và điều chỉnh. Mô hình nhà trường thông minh không phải trạng thái hoàn thành một lần, mà là quá trình cải tiến liên tục. Mỗi hệ thống và quy trình phải được xem xét định kỳ về mức độ sử dụng, hiệu quả thực tế, sự phù hợp với yêu cầu công tác và rủi ro phát sinh.

Thảo luận

Mô hình được đề xuất cho thấy xây dựng nhà trường thông minh trong cơ sở giáo dục Công an nhân dân có sự khác biệt đáng kể so với cách tiếp cận thuần túy công nghệ. Yếu tố quyết định không phải là tốc độ trang bị thiết bị mà là khả năng chuyển đổi tư duy quản trị và tổ chức lại các quan hệ trong nhà trường.

Một đóng góp quan trọng của mô hình là đặt sự lãnh đạo và thể chế ở vị trí trung tâm. Trong nhiều dự án chuyển đổi số, công nghệ thường được triển khai trước, sau đó tổ chức mới điều chỉnh quy trình để thích ứng. Cách làm này dễ dẫn đến việc con người phải phục vụ phần mềm. Ngược lại, mô hình đề xuất yêu cầu công nghệ phải phục vụ mục tiêu chính trị, giáo dục và quản trị của Nhà trường.

Mô hình cũng nhấn mạnh tính hai mặt của dữ liệu. Dữ liệu có thể nâng cao tính khách quan, kịp thời và minh bạch, nhưng cũng có thể dẫn đến sự lệ thuộc vào chỉ số, xâm phạm quyền và lợi ích chính đáng hoặc tạo ra nguy cơ mất an toàn nếu không được quản trị đúng. Vì vậy, quản trị dữ liệu phải đồng thời bảo đảm khả năng khai thác và trách nhiệm bảo vệ.

Một vấn đề khác cần lưu ý là nguy cơ hình thức hóa chuyển đổi số. Khi kết quả được đánh giá chủ yếu bằng số lượng văn bản điện tử, tài khoản hoặc phần mềm, các đơn vị có thể tập trung hoàn thiện minh chứng thay vì cải thiện thực chất hoạt động. Đánh giá cần chuyển sang những thay đổi cụ thể như thời gian xử lý giảm, dữ liệu chính xác hơn, trách nhiệm rõ hơn, lãnh đạo nắm tình hình nhanh hơn và chất lượng giáo dục được nâng cao.

Mặt khác, chuyển đổi số có thể làm thay đổi quan hệ quyền lực trong tổ chức. Khi dữ liệu được chia sẻ và tiến độ công việc trở nên minh bạch, quyền kiểm soát thông tin của một số đơn vị hoặc cá nhân có thể giảm. Đây là nguyên nhân tiềm ẩn của sự kháng cự. Giải pháp không chỉ là yêu cầu chấp hành, mà còn phải giải thích rõ mục tiêu, thiết kế cơ chế phối hợp hợp lý và bảo đảm hệ thống tạo ra giá trị thực sự cho người sử dụng.

Giới hạn của nghiên cứu

Bài viết chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích lý luận, phân tích tài liệu và nghiên cứu trường hợp. Do chưa tiến hành khảo sát định lượng hoặc phỏng vấn sâu đối với cán bộ, giảng viên và học viên, nghiên cứu chưa đánh giá đầy đủ nhận thức, mức độ sẵn sàng và các yếu tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận mô hình.

Các nhận định về thực tiễn của Trường Đại học An ninh nhân dân được hình thành từ những tài liệu hiện có, chưa dựa trên bộ số liệu đo lường đầy đủ về thời gian xử lý công việc, chất lượng dữ liệu, mức độ sử dụng hệ thống hoặc hiệu quả đầu tư. Vì vậy, mô hình đề xuất cần được tiếp tục kiểm chứng thông qua thí điểm và đánh giá thực tế.

Các nhóm tiêu chí trong bài mới dừng ở mức khung định hướng, chưa xác định trọng số. Việc xây dựng bộ chỉ số chính thức cần có sự tham gia của chuyên gia về quản lý giáo dục, khoa học an ninh, quản trị công, dữ liệu và an toàn thông tin.

Kết luận

Chuyển đổi số đang mở ra khả năng đổi mới sâu sắc phương thức quản trị giáo dục đại học. Tuy nhiên, nhà trường thông minh không phải là tập hợp của nhiều công nghệ, mà là một mô hình tổ chức có khả năng sử dụng dữ liệu, tri thức và sự phối hợp của các chủ thể để nâng cao chất lượng quyết định và kết quả hoạt động.

Đối với Trường Đại học An ninh nhân dân, xây dựng nhà trường thông minh cần được đặt trong mối quan hệ thống nhất với nhiệm vụ xây dựng lực lượng Công an nhân dân, nâng cao chất lượng đào tạo sĩ quan an ninh, tăng cường kỷ luật, kỷ cương và bảo đảm an ninh, an toàn. Mô hình phải phát huy vai trò lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, từng cán bộ trong tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu.

Mô hình quản trị nhà trường thông minh trên nền dữ liệu được đề xuất gồm năm thành tố: sự lãnh đạo và định hướng chiến lược; thể chế và phương thức quản trị; dữ liệu và năng lực ra quyết định; con người và văn hóa số; điều kiện công nghệ và bảo đảm an ninh, an toàn. Các thành tố này không tồn tại tách biệt mà tác động qua lại, tạo thành một hệ thống quản trị thống nhất.

Quá trình triển khai cần được thực hiện theo lộ trình phù hợp, ưu tiên chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, lựa chọn những nhiệm vụ có thể tạo ra hiệu quả rõ ràng, đồng thời gắn từng bước đi trước mắt với kiến trúc và mục tiêu dài hạn. Chỉ khi công nghệ làm thay đổi thực chất chất lượng lãnh đạo, điều hành, đào tạo và phục vụ con người, chuyển đổi số mới trở thành động lực phát triển của Nhà trường.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bộ Công an (2025), “Tiếp tục đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo trong các học viện, trường Công an nhân dân”.
Bộ Công an (2025), Thông tư số 126/2025/TT-BCA ngày 15/12/2025 quy định quản lý hoạt động thông tin khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo trong Công an nhân dân.
Bộ Giáo dục và Đào tạo (2026), “Chuyển mạnh sang tư duy kiến tạo trong quản lý giáo dục đại học”.
OECD (2021), Supporting the Digital Transformation of Higher Education in Hungary, OECD Publishing, Paris.
OECD (2023), Country Digital Education Ecosystems and Governance, OECD Publishing, Paris.
OECD (2023), OECD Digital Education Outlook 2023: Towards an Effective Digital Education Ecosystem, OECD Publishing, Paris.
Trường Đại học An ninh nhân dân, Tổ Tư vấn về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Bản phân công công việc của Tổ Tư vấn.
Trường Đại học An ninh nhân dân, Tổ Tư vấn về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Phát biểu về Bản đồ chuyển đổi số.
Trường Đại học An ninh nhân dân, Tổ Tư vấn về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Sổ tay hướng dẫn Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp dành riêng cho Hiệu trưởng Trường Đại học An ninh nhân dân.